Comparaison
Un outil, un pigiste, ou quelqu’un à l’interne le soir.
Ce sont les vraies options d’une firme de 8 à 80 personnes qui veut répondre à plus d’appels d’offres publics. Chacune règle une partie du problème. Voici laquelle, ce qu’elle laisse, et les cas où elle vaut mieux que nous.
Un outil en libre-service
Ce que ça règle. Vous voyez les avis. Les filtres sont à vous, les gabarits sont là et une première ébauche sort vite. Pour une firme qui part de rien, c’est mieux que rien.
Ce qui reste. Vous l’opérez. Il ne lit pas la grille d’évaluation de cet avis-là au regard de vos preuves à vous, il n’écrit pas la version que le comité de sélection va lire, il ne répond pas de la langue déposée et il n’assemble pas le dépôt. Le travail qui reste après l’ébauche est celui qui prend le plus de soirées.
Les outils de rédaction assistée se sont multipliés depuis 2021. La part des appels d’offres compétitifs à un seul soumissionnaire, elle, n’a pas bougé : voir les chiffres.
Un rédacteur à la pige
Ce que ça règle. Un humain écrit un vrai document, vous n’opérez aucun logiciel, et vous payez seulement les appels d’offres que vous décidez de faire. Sur un gros mandat exceptionnel, c’est souvent le bon choix.
Ce qui reste. Le mandat commence et finit sur cet appel d’offres. Il n’y a pas de veille en amont, donc c’est vous qui repérez les avis — et vous appelez souvent trop tard. Surtout : rien ne se reporte. La douzième soumission repart de la même page blanche que la première, et coûte le même prix.
Quelqu’un à l’interne, à temps partiel
Ce que ça règle. C’est l’option la plus sérieuse, et la plus fréquente. Cette personne connaît vos projets, vos gens et votre historique mieux que n’importe quel fournisseur ne les connaîtra. Sur le fond, personne ne bat ça.
Ce qui reste. Le problème n’est pas la compétence, c’est le calendrier. La coordonnatrice au marketing ou le directeur du développement des affaires qui « fait les soumissions » se fait tirer sur le travail facturable précisément quand les bons appels d’offres publient. Le sommet annuel de publication est en mars, avant la fin de l’exercice financier des donneurs d’ouvrage. C’est le mois où votre monde est le plus occupé.
Un logiciel américain de réponse aux appels d’offres
Si on vous en a présenté un, la réponse est courte. Ces plateformes ne surveillent pas le SEAO, ne connaissent pas la règle des deux enveloppes ni le seuil de 70 %, n’écrivent pas en français administratif québécois, et vous vendent un logiciel à opérer plutôt qu’un document déposé.
Ce qu’on fait, nous
Une personne surveille le SEAO pour vos secteurs et vos régions et vous envoie une liste courte chaque semaine. Pour chaque avis, on lit la grille d’évaluation et on vérifie si les preuves qu’elle demande existent chez vous. Quand vous décidez d’y aller, on rédige une section par critère, vous signez les faits, on signe la langue, et on assemble le dépôt en suivant les addendas jusqu’à la fermeture.
Ce que vous recevez avant d’écrire est une réponse claire : « allez-y », « il manque des preuves » ou « ça ne passera pas 70 ». On ne prédit pas de note — le comité de sélection est le seul à en donner.
La surveillance et le diagnostic se paient au mois. La rédaction se paie à la soumission : quand vous déposez, pas quand vous hésitez. Les montants sont dans la proposition qu’on envoie après l’appel.
Les gestes d’une soumission, et qui les fait
Tableau large : faites défiler vers la droite.
| Un outil en libre-service | Un rédacteur à la pige | Quelqu’un à l’interne | Seuil 70 | |
|---|---|---|---|---|
| Surveille le SEAO selon vos secteurs et vos régions | Oui | Non | Quand il a le temps | Oui |
| Lit la grille d’évaluation de chaque avis | Non | Sur le mandat payé | Oui | Oui |
| Vous dit avant d’écrire si la preuve demandée existe chez vous | Non | Non | Oui | Oui |
| Écrit les sections en français administratif québécois | Une ébauche | Oui | Oui | Oui |
| Répond de la langue déposée | Non | Oui | Oui | Oui |
| Assemble le dépôt et suit les addendas jusqu’à la fermeture | Non | Variable | Oui | Oui |
| Laisse une bibliothèque qui sert la soumission suivante | Des gabarits | Non | En théorie | Oui, et elle vous appartient |
| Reste disponible quand vos projets débordent en mars | Oui | Variable | Non | Oui |
| Convient si vous déposez moins de quatre fois par année | Oui | Oui | Oui | Non |
| Convient si votre firme travaille en anglais | Oui | Oui | Oui | Non |
Quand une autre option est le bon choix
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Vous déposez moins de quatre fois par année
Un montant mensuel ne se justifie pas sur deux appels d’offres. Un outil de veille, ou un pigiste au moment venu, vous coûtera moins cher. Revenez nous voir quand le volume monte.
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Vous avez déjà quelqu’un à temps plein sur les soumissions
Gardez-le. À temps plein, la disponibilité n’est plus le problème, et c’est le problème qu’on règle. Au mieux on lui ferait du travail en double.
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Votre firme travaille en anglais
Si personne chez vous ne peut juger le français qu’on écrit, la relation part croche. Le registre administratif québécois est justement ce qu’on vous vend ; il faut quelqu’un en face capable de le lire.
Questions qu’on reçoit
On a déjà un outil de veille. Est-ce que ça se remplace ?
Non, ça se complète. Un outil vous montre des avis. Il ne lit pas la grille de cet avis-là au regard de vos preuves, il n’écrit pas la version déposée, il ne répond pas de la langue et il ne dépose pas. On peut travailler en parallèle d’un outil que vous payez déjà.
Quelle est la différence avec un rédacteur à la pige ?
La continuité. Un mandat à la pige commence et finit sur un appel d’offres : rien ne se reporte. Ici, les méthodologies, les CV et les fiches de projets s’accumulent dans une bibliothèque qui vous appartient, et la douzième soumission puise dans onze précédentes.
Est-ce un logiciel ?
Non. Il n’y a pas de compte à ouvrir ni de tableau de bord à consulter. Une personne vous envoie la liste et le diagnostic, rédige les sections, et répond de la qualité du français déposé.
Nous écrire
Dites-nous ce que vous utilisez aujourd’hui et combien d’appels d’offres vous avez laissé passer l’an dernier. On vous dira franchement si on peut aider — ou si une des options ci-dessus vous sert mieux.
Un appel de quinze minutes.